My Second Brain – The Next Level of Note-Taking with Notion

    second-brain-notion

    Informasi positif tapi sampah

    Tulisan ini adalah pengalaman pribadi yang menceritakan tentang bagimana kegiatan sederhana saya mencatat / menulis, sekarang berkembang menjadi sebuah sistem yang membantu saya untuk fokus dan mendekatkan saya dengan dream (impian)

    Mungkin tulisan ini juga mampu membantu kamu, untuk mampu membuat rencana hidup lebih baik, mengorganisir kegiatan sehari-hari dan menyaring informasi agar mampu merealisasikan goal / impian yang sudah anda buat jauh-jauh hari.

    You know lah… hari ini internet berkembang pesat, kegiatan seminar & wokrshop dimana-mana, konten sosial media yang setiap hari kamu konsumsi.

    Ada banyak sekali informasi baik positif maupun negatif masuk ke dalam otak kita. Sehingga outputnya, kita gagal menentukan prioritas, waktu kita terbuang dan sibuk melakukan hal-hal yang tidak signifikan dalam meningkatkan kualitas hidup.

    Ingat ya, bahkan informasi yang positif sekalipun bisa jadi sampah yang menjadi distraksi untuk mencapai impianmu.

    Bagamana bisa seperti itu? nanti akan saya jelaskan/

    Oleh karena itu in shaa Allah tulisan ini mampu membantu kalian untuk menyaring informasi yang masuk, sehingga hidupmu bisa lebih fokus.

    Terlebih lagi saya juga akan memperkenalkan tentang konsep Second brain atau otak kedua yang membuatmu lebih produktif.

    Tulisan ini harusnya tidak di publish disini, melainkan di blog personal yang saat ini sedang maintentance. Kalau kemudian tidak bisa diakses lagi berarti sudah saya pindahkan ke blog berhentikerja.com

    2 judul awal adalah pengalaman saya dalam menemukan metode ini dan perjalanan dalam mencari media tulis menulis paling nyaman, jika ingin ke materi utama bisa langsung ke materi “Getting Things Done”

    Saya membaca lebih banyak daripada rata-rata orang di Indonesia, buku fisik maupun digital yang terus update, mengikuti beberapa workshop dalam kurun waktu setahun, membaca berbagai macam artikel di internet, ratusan jam video di Youtube dan juga berbagai macam informasi yang di grup komunitas Whatsapp ataupun update status dari teman-teman di social media.

    Sampai ada disatu titik saya merasa stress, something wrong here…
    Saat melakukan refleksi setiap akhir tahun, beberapa goal utama yang telah saya targetkan tidak tercapai. Justru target-target kecil yang nggak terlalu penting dan kuran berdampak malah terealisasi.

    Whats wrong ?
    Rasanya berbagai aktivitas dan habit positif sudah kujalankan.

    Saya yakin hal ini juga terjadi kepada kamu yang membaca tulisan ini dan banyak orang di luar sana.

    Singkat cerita, saya mendapatkan pencerahan dari kegiatan sederhana yang sudah biasa lakukan sehari-hari, yaitu

    Menulis.

    So, saya akan coba ceritakan sedikit pengalamanku dan berbagai macam alat yang saya gunakan dalam proses menulis mulai dari saat menggunakan media fisik seperti buku sampai migrasi 99% ke media digital.

    Media Fisik – Buku, Sticky Note dan Kertas A4

    “Ikatlah ilmu dengan menulis”

    Imam Syafi’i

    Jangan dipikir menulis ini berarti tulisan-tulisan berat dan panjang seperti tulisan ini atau bahkan sebuah buku. Namun kegiatan ini sudah biasa kita lakukan dari hal-hal sederhana seperti menulis ide, rangkuman buku, poin-poin dari artikel, to do list (daftar pekerjaan sehari-hari), catatan keungan, jadwal meeting, hasil rapat, materi workshop, draft artikel, script video, reminder, daftar belanja, dsb

    Pun begitu juga dengan saya, I write everything ..

    Perjalanan saya dalam dunia menulis dan mencatat dimulai dengan menggunakan media fisik seperti buku, diary, sticky note. Sejujurnya semua media itu tidak pernah penuh, saya selalu mencari alternatif media yang paling nyaman digunakan.

    Lucunya semua malah berakhir pada lembaran kertas A4

    Ukurannya tidak terlalu besar maupun kecil. lembaran bersih membuatku merasa kreatif. Mau buat tulisan horizontal – vertical , gambar, mindmap, semuanya rasanya bebas saja. Berbeda dengan buku yang memiliki garis, dimana rasanya ada perasaan bersalah saat kita menulis menabrak garis. Lebay? faktanya hal ini sudah didekte oleh guru kita mulai SD.

    Saya menggunakan A4 cukup lama, sekitar 1-2 Tahun..
    Sampai menyadari kekurangan dalam mengorganisir, ada yang sobek, pudar, dan hilang entah dimana. Tinta-tinta emas itupun seringnya tidak terpakai #tsah, karena saat dibutuhkan, mereka entah ada dimana. ๐Ÿ˜ถ

    It can’t be like this…

    So, saya mulai memindahkan catatan fisik yang masih terselamatkan ke media digital. Yes I know… sebagian dari kita akan merasakan kehilangan sensasi menulis di atas kertas yang memang tidak akan tergantikan dengan ketikan di keyboard digital.

    Namun ada 2 hal besar yang mendorongku melakukan hal tersebut

    1. kebutuhan pribadi agar lebih mudah mengorganisir catatan dan lebih aman saat tersimpan secara cloud
    2. kemaslahatan umat manusia #tsah agar saya mampu meminimalisir menjadi bagian dari kegiatan merusak alam dengan terus menggunakan kertas.

    Dan alhamdulillah saat ini saya berhasil migrasi 99% catatan saya ke media digital.

    paperlike-ipad
    Bagi yang tetap menginginkan sensasi menulis di atas kertas bisa menggunakan alternatif Ipad / tablet yang layarnya dilapisi dengan paperlike.

    Media Digital – Overwhelm!

    Di dunia digital ada ribuan pilihan aplikasi yang membantu kita untuk melakukan pencatatan baik gratis maupun berbayar.

    Saya pribadi telah mencoba puluhan note taking apps (aplikasi mencatat) seperti Google Keep, Google Doc, Evernote, Bear, Notion, One Note, Dropbox Paper, Samsung Note, Note (IOS), Mindomo, SimpleMind+ (premium), Nimbus (premium), Dynalist, Archbee (premium) dan apps lain yang tidak kuingat.

    Setelah mencoba banyak apps, berikut ini adalah workflow yang akhirnya saya gunakan sehari-hari

    Google Keep

    catatan singkat dan cepat

    IOS Note (Ipad)

    catatan singkat dan ide-ide baru menggunakan 100% handwriting

    Bear

    Ide dan knowledge dari Keep dan iOS nbiasanya saya tulis ulang menggunakan Bear agar lebih enak untuk dibaca dan juga karena typografi apps ini yang paling bagus

    Evernote

    catatan yang tidak begitu menarik saya taruh disini, jadi semacam archive

    Archbee / One Note

    catatan yang sudah ditulis ulang, terstruktur dan dibagi berdasarkan topik, saya simpan disini sebagai personal wikipedia.

    Sekarang satu masalah telah terselesaikan, catatan sudah lebih terorganisir dan tidak kuatir hilang karena sudah tersinkronisasi dengan cloud.

    Tantangan berikutnya muncul..

    1. Note is just a note, mereka tersimpan dengan baik, tertumpuk dan sangking banyaknya saya bahkan lupa pernah mencatatanya
    2. Saya kehilangan purpose. Intinya catatan ini cukup banyak yang tidak terpakai, seperti kehilangan gambaran besar kenapa catatan ini dibuat

    Akibatnya hal ini membuat Saya menjadi kurang disipin dalam menjalankan workflow di atas. Sometime untuk mencari catatan akhirnya harus jugling antar aplikasi.

    Feeling overwhelm for both application and purposeless notes.

    Getting Things Done

    Alhamdulillah saya sempat membaca rangkuman dari buku Karya David Allen yang berjudul Getting Things Done, dimana ada dua materi yang mampu menyelesaikan permasalahan saya saat ini yaitu

    1. GTD workflow, bagaimana cara mengorganisir informasi baru
    2. External Brain, memindahkan berbagai macam informasi di dalam otak, sehingga otak akan lebih leluasa untuk memproses informasi

    Your mind is for having ideas, not holding them

    David allen

    Mungkin video ini bisa sedikit menjelaskan gambaran secara garis besarnya

    Nanti mungkin aku akan tulis artikel khusus untuk membahas GTD.

    GTD Workflow

    Singkatnya dengan GTD workflow membuatku paham kalau ada beberapa proses yang kurang saat saya mengolah informasi dan membuat catatan. Dijelaskan didalamnya ada 5 proses agar catatan lebih actionable, seperti capture, clarify, organize, review & engange. Ketemu sudah masalahnya, selama ini yang aku lakukan hanya 2 proses, yaitu capture dan organize.

    Actionable Information

    Tugas kita setelah mencatat adalah menentukan apakah catatan tersebut actionable, dalam artian ada output baik berupa perubahan mindset ataupun improve terhadap berbagai macam aktivitas yang kita lakukan sehari-hari yang mendekatkan dengan goal.

    Eksternal Brain

    External Brain adalah sebuah tempat penyimpanan di luar otak yang membantu menyimpan berbagai informasi yang memenuhi otak, sehingga otak akan lebih leluasa untuk memproses informasi. Contoh seperti ide, janji meeting, daftar pekerjaan harian, tanggal-tanggal penting, dsb

    Dari sini saya menyimpulkan ternyata masalah utama yang saya hadapi adalah – Information Overload. Bukan karena ketidakmampuan menyimpannya, tapi lebih kepada kegagalan otak dalam memproses informasi dan menentukan prioritas. Too many distraction things…

    Dan poin berikutnya, salah satu syarat agar External brain bisa maksimal adalah usahakan menyimpan berbagai informasi tersebut di satu tempat saja.

    klop sudah!

    Satu poin lagi terjawab, mengingat saya masih menggunakan beberapa apps sekaligus untuk menyimpan informasi.

    Lebih dalam dari itu, saya coba melihat layar smartphone dan menyadari ada beberapa aplikasi lagi yang saya gunakan untuk menyimpan informasi selain note taking apps yang sudahku sebutkan sebelumnya

    • Journal : mencatat jurnal harian
    • Todoist : mencatat rencana aktivitas harian, mingguan dan bulanan
    • Clickup & airtable : manajemen proyek, planning dan aktivitas klien dan usaha
    • Habit tracker : mencatat seberapa konsisten saya membangun habit baru
    • Wallet : mencatat keuangan / finansial personal
    • Google Calendar : membantu mengingat momen maupun event penting
    • pocket : menyimpan artikel menarik dari internet yang akan dibaca saat ada waktu luang
    • Lastpass : mencatat semua password
    • Miro : membuat business model canvas, Flowchart dan kebutuhan visual lain yang berbasis white board

    #PRsemakinbanyak

    Decluttering

    Deluttering, sederhananya adalah kegiatan membersihkan dan menata ulang. Surprisingly, this is my another hobby. Namun saat dihadapkan dengan note taking apps, its not easy – mengingat saya menggunakan cukup banyak aplikasi dan setiap dari mereka memiliki kelebihannya masing-masing.

    Mengingat materi GTD, untuk meningkatkan dampak yang lebih besar terhadap kehidupan pribadi, saya coba untuk rethinking, sebenarnya fitur apa yang ku butuhkan pada sebuah apps untuk meringkas berbagai macam aplikasi yang saya pakai menjadi 1 aplikasi saja. Minimal untuk kegiatan note taking dulu.

    7 Fitur Esensial yang Saya Butuhkan

    Berikut adalah 7 fitur paling minimal yang wajib ada untuk sebuah note taking apps

    Cloud

    Tidak ada toleransi untuk hal ini, semua data harus aman tersimpan di Cloud

    Native apps

    Memiliki native apps sehingga bisa maksimal digunakan diberbagai device (browser, android & IOS)

    Speed

    males banget kalau pas butuh nyatet cepet tapi apps lemot saat dibuka

    Dark Mode

    karena sering kerja pagi buat, butuh tampilan tampilan layar yang tidak terlalu mencolok mata

    Good Typography

    karena akan sangat sering digunakan, tampilannya harus simple namun tetap harus enak dipandang

    Free Version

    Ada versi gratis sehingga bisa coba antara 1-3 bulan sebelum upgrade (jikta dibutuhkan)

    Markdown

    Fitur ini akan sangat berguna untuk mempercepat proses formating dalam mengetik

    Nimbus – Pilihan Pertama yang Datang dari Antah Berantah

    Untuk memenuhi persyaratan diatas, saya memutuskan untuk membeli sebuah apps yang bisa dikatakan entah datang darimana. Aplikasi ini diluar radar, bahkan saya pribadi tidak pernah mendengar maupun melihat reviewnya sama sekali. Namun jika dilihat dari umurnya sudah cukup mature, yaitu Nimbus Note.

    Aplikasi ini hampir memenuhi 7 persyaratan esensial, bahkan dalam beberapa aspek memberikan value lebih seperti

    • multi Column di dalam note
    • membuat list dan sub list (enak banget)
    • fungsi database (apps biasa memberikan sekedar tabel)
    • Sharing link ke publik
    • addon screenshot untuk browser dan langsung menyimpan ke apps
    • Addon website clipper (bisa menggantikan pocket)
    • OCR untuk merubah gambar menjadi text

    Kekurangannya hanya 1 poin, yaitu speed. Sebenarnya tidak terlalu signifikan, Sometime dia hanya butuh loading di awal saja, setelah itu lancar tanpa masalah.

    Notion – Note Taking Apps dengan Pendekatan yang Gak Biasa

    Sampai akhirnya ada sebuah berita viral di dunia note taking apps, dimana Notion memberikan Unlimited Blocks yang sebelumnya maksimal hanya 1000 blocks untuk free user.

    Pengumuman ini membuatku teringat kalau pernah punya catatan di notion dan sudah menembus limit saat itu. 1000 blocks? Come on..

    Oh iya, pendekatan apps ini cukup menarik, karena menggunakan building block. (sama seperti editor wordpress – gutenberg yang juga menggunakan block)

    โ€œA block is any single piece of content you add to your page, like a to-do item, an image, a code block, an embedded file, etc. Think of your page as being made up of these building blocks.โ€

    Notion HQ

    Kesan pertama dulu saat menggunan notion, Its simple and beautiful tapi aneh – tidak wajar. Sebuah note taking apps yang tidak terstuktur. You know lah, note taking apps pada umumnya selalu punya strukur standar seperti space, folder, tags. (deep on my heart, I hate that..)

    Sebagai seorang Geeks (baca: orang IT) akupun perlu waktu untuk bisa memahami apps ini.

    Struktur di sidebar kiri tidak lumrah. Pada saat kita buat tabel di dalam note, malah otomatis table tersebut menjadi sub-menu di bawah note tersebut ๐Ÿคจ

    Beberapa waktu saya jugling diantara 2 aplikasi, Nimbus menjadi my main note taking apps dan di waktu yang sama mempelajari Notion. Lebih karena curiosity.

    Baru setelah 1 Mingguan mempelajari Notion, membaca manual di website mereka dan nonton puluhan jam video di Youtube. Ternyata saya gagal paham mulai awal, mindsetku dari awal dia adalah note taking apps, karena dari rata-rata artikel di internet yang saya baca rata-rata masuk note taking apps.

    Kiniku paham apa mereka yang maksud dengan “All-in-one workspace” dan “Write, plan and get organized”

    Jika bicara tentang All-in-one workspace pasti mindset saya jatuh pada Clickup, Monday maupun basecamp yang di kategori ‘workspace’ memang memiliki superpower yang kaya akan fitur.

    But, Notion is different. Kalau software seperti clickup dkk, mereka sudah memberikan template sehingga kita tinggal manut dengan workflow yang ada di platform mereka. Tentu saja ini adalah untuk memudahkan kita sebagai user.

    Pendekatan notion lebih ke arah custom, kamu harus buat sistem dan wokrflowmu sendiri. Seakan-akan mereka hanya memberikan secarik kertas dan peralatan tulis dan membiarkan kita sendiri yang berkreasi ๐Ÿ˜…

    Hal ini bisa menjadi positif maupun bumerang. Gak salah kalau awalnya membingungkan dan gak salah biar simple orang memasukan notion dalam kategori note taking apps.

    Gak salah saya masih bingung saat nonton beberapa video pengguna notion di Youtube. Ternyata masing-masing dari mereka punya sistem dan workflownya sendiri-sendiri. ๐Ÿคฃ #oalahjo

    but, at the end of the day, I choose this apps rather than Nimbus. This apps transform from weird note taking apps to be My Second Brain.

    WM

    My Second Brain – Sesuatu yang tak Terduga

    I called it my second brain karena Notion tidak hanya menjadi alat untuk mencatat saja, tapi juga menjadi tempat untuk menyimpan berbagai macam informasi seluruh aspek hidup saya baik personal maupun bisnis. Beberapa hal utama seperti

    • Grand Plan : Target Tahunan dan milestone untuk mencapainya yang dibagi per-kuarter
    • Action Plan : Kegiatan sehari-hari saya untuk mencapai goal per kuarter
    • Networking : Jadwal bertemu dengan teman atau partner bisnis
    • Reminder : pengingat kegiatan2 kecil setiap hari (ada fitur notifikasi di smartphone)
    • Daily Habit : semacam habit tracker, untuk mendata habit baru yang sedang saya bangun
    • Personal Wikipedia : menyimpan semua informasi terkait life skill dan soft skill

    dengan sistem ini saya benar-benar memindahkan sebagaian besar isi otak ke dalam aplikasi, dan hal ini sebagai pengejawantahan dari metode GTD + my own improvement. Nimbus is good, tapi untuk bisa mengimplementasikan sistem ini, Notion is better.

    Notion ini saya buka hampir di setiap waktu, dan sudah menjadi pinned tab di Google Chrome. Bukti bahwa dia menjadi pusat kontrol kegiatanku sehari-hari.

    Saya tahu… mungkin banyak dari kalian yang membaca tulisan ini, belum benar-benar paham, bagaimana mungkin sebuah aplikasi untuk mencatat bisa menjadi sistem se-advance ini

    Sebelum aku kasih lebih detail terhadap sistem ini, berikut gambaran besar, 2 halaman yang paling sering ku-akses

    Dashboard

    Seperti main menu yang berisi semua Fitur yang ada di dalam sistem. Tentu saja bisa bertambah / berkurang seiring kebutuhan dan wokrflow.

    dark mode
    notion-action-plan
    light Mode

    Action Now

    notion-dashboard
    Dark Mode

    hasil screenshot di atas agat belepotan karena chrome extention tidak bisa maksimal saat mengambil entire page screenshot

    Halaman Action Now adalah halaman utama yang menjadi pusat kontrol-ku. Halaman ini berisi

    Dream

    Fitur ini berisi berbagai goal yang ingin saya baik di tahun ini maupun 1 -10 tahun ke depan. Saya hanya menampilkan 1 saja di depan, karena ini menjadi goal yang saya targetkan dalam waktu dekat.

    Dari segi psikologi, visualisasi seperti ini akan sangat memotivasi dan terus mengingatkan dream saya setiap waktu.

    Reminder

    fitur ini adalah pengingat untuk kegiatan-kegiatan yang tidak ada hubungan dengan Goal namun penting dan tidak mungkin untuk diabaikan

    Contoh

    • Belanja kebutuhan rumah
    • bayar tagihan bulanan
    • antar saudara ke sebuah tempat
    • dll

    Fitur ini akan memunculkan notifikasi di semua device saya sesuai jam yang telah ditentukan

    To Be Done

    5 pekerjaan yang wajib saya selesaikan hari ini (to be done, bukan to do list). Dimana saya tidak bisa tidur sebelum 5 list ini terselesaikan

    Hal ini membuat kita fokus dan tidak mudah tergoda dengan kegiatan-kegiatan yang tidak membawa saya lebih dekat dengan goal.

    Meeting

    Fitur ini juga menjadi pengingat untuk rapat atau pertemuan. Baik untuk personal, bsinisataupun social.

    Intinya kegiatan membuat saya harus bertemu dengan orang lain. Karena didalamnya nanti juga terhubung dengan database network yang saya miliki.

    Habit Tracker

    Dibawahnya ada habit tracker yang membantu saya membangun kebiasaan positif dan tentu saja sekali lagi mendekatan ke goal.

    Contoh :

    Goal saya adalah memiliki berat badan ideal, maka 3 habit yang saya latih setiap hari adalah

    • Olahraga
    • Minum 2L air
    • tidur setelah isya (tidak begadang)

    Setiap aktivitas yang ada di to be done maupun habit tracker akan otomatis update jika sudah berganti hari. Kenapa bisa seperti itu? akan saya jelaskan di tulisan berikutnya.

    Read it

    Daftar artikel prioritas yang akan saya baca diwaktu luang

    Jika anda sadar, halaman sederhana ini sudah menggantikan beberapa aplikasi yang nangkrin di smartphone saya, seperti

    • Google Calendar + reminder
    • Todoist (pribadi)
    • Clickup (bisnis)
    • Nimbus Note
    • Habitica (habit tracker)
    • Pocket

    Kesimpulan

    Tujuan utama dari sistem ini adalah

    Focus – mampu lebih fokus
    Minimizing Distraction – meminimalisir kegiatan-kegiatan (disctaction) yang tidak berhubungan dengan goal
    Big Picture – Sistem ini mampu memberikan detail aktivitas harian tanpa mengaburkan gambaran garis besar kemana tujuan saya dan apa dream yang ingin saya realisasikan dalam waktu dekat.

    Notion bukan untuk semua orang, karena tidak semua orang mau memangun sistemnya sendiri.

    WILLY MERDIANSYAH

    dan terakhir tool yang saya buat berbasis Notion ini hanya membantu mempermudah, mengorganisir dan merencankan aktifitas dalam hidup saya

    Setiap fitur yang dibuat memiliki latar belakang ilmu yang berasal dari teori dan metodologi untuk meningkatan produktifitas.

    Bagi saya produktifitas adalah tentang memaksimalkan waktu sefektif mungkin.

    ูˆูŽุงู„ู’ุนูŽุตู’ุฑู๏ดฟูก๏ดพุฅูู†ูŽู‘ ุงู„ู’ุฅูู†ู’ุณูŽุงู†ูŽ ู„ูŽูููŠ ุฎูุณู’ุฑู๏ดฟูข๏ดพุฅูู„ูŽู‘ุง ุงู„ูŽู‘ุฐููŠู†ูŽ ุขู…ูŽู†ููˆุง ูˆูŽุนูŽู…ูู„ููˆุง ุงู„ุตูŽู‘ุงู„ูุญูŽุงุชู ูˆูŽุชูŽูˆูŽุงุตูŽูˆู’ุง ุจูุงู„ู’ุญูŽู‚ูู‘ ูˆูŽุชูŽูˆูŽุงุตูŽูˆู’ุง ุจูุงู„ุตูŽู‘ุจู’ุฑู

    Demi masa. Sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam kerugian, kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh dan nasehat menasehati supaya mentaati kebenaran dan nasehat menasehati supaya menetapi kesabaran. [Al-โ€˜Ashr]

    Di tulisan berikutnya saya akan share lebih detail tentang My Second Brain System yang telah saya buat beserta latar belakang ilmu di belakangnya.

    Anda bisa menggunakan notion atau bahkan buku fisikpun sebenarnya sudah cukup. Yang terpenting anda mengerti ilmu dan workflow-nya. Tool hanya untuk mempermudah saja.

    Tulisan berikutnya tidak akan saya publish secara umum, silahakan subscribe untuk mendapatkan link nya.

    terima kasih

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *