Panduan Lengkap OKR- Membantu Pribadi / Perusahaan Mencapai GOAL

    panduan-membuat-okr

    Kenapa sistem manajemen penting?

    “You will lose something that you can’t manage”

    • dalam kehidupan sehari-hari, anda akan kehilangan waktu, uang, keluarga jika tidak bisa me-manage (mengelola)
    • dalam bisnis, anda akan kehilangan perusahaan, jika tidak bisa me-manage

    OKR, balanced score card, KPI (Key Performance Indicator), Scrum, Agile adalah adalah beberapa tools (alat bantu) untuk membangun sistem manajemen.

    Saran saya, pilihlah tools yang paling sederhana, sehingga bisa langsung dipraktekkan.
    karena kalau rumit anda malah lupa dengan bisnis dan sibuk dengan tools

    OKR adalah salah satu tools yang sangking sederhananya bahkan bisa dengan mudah diterapkan dalam kehidupan pribadi, disamping untuk kebutuhan perusahaan.

    Walau sederhana, namun OKR ini sangat efektif, terbukti tools ini sudah digunakan sejak tahun 90an dan masih aktif hingga hari ini oleh perusahaan raksaksa seperti Google.

    Apakah anda sekarang merasakan problem-problem seperti ini?

    membuat target tinggi tapi tidak jelas bagaimana cara mencapainya?
    membuat target pribadi / perusahaan tapi tidak pernah tercapai?
    tidak tahu aktivitas apa yang harus diukur di dalam tim?
    kurang ada sinergi dalam aktivitas tim, sehingga seperti setiap orang memiliki target masing-masing yang kadang tidak ada hubungannya dengan target perusahaan
    aktifitas usaha terasa sangat sibuk, namun hasilnya hampir tidak terasabusy for nothing
    hanya kalangan direksi / manajemen yang termotivasi mengejar target, namun tidak terjadi di level karyawan
    ada satu titik dimana anda tidak tahu apa yang sebenarnya dikerjakan oleh tim anda

    Jika anda merasakan beberapa hal di atas, maka membaca panduan OKR ini sampai selesai mungkin akan membantu memberikan pemahaman dan menyelesaikan masalah anda.

    OKR bukan alat evaluasi karyawan, namun alat bantu untuk mengukur sejauh mana aktivitas perusahaan demi mencapai target.

    apa OKR dengan Agile, SMART Goal, KPI? jawabannya adalah saling melengkapi. Mungkin nanti akan kita bahas khusus di tulisan yang lain.

    Namun jika anda belum menggunakan sistem manajemen apapun, OKR ini sangat cocok untuk anda adopsi karena simple, mudah dimengerti, namun sangat powerfull karena proven digunakan oleh perusahaan skala besar seperti Google.

    Pun, tetap bisa digunakan walaupun hanya untuk project pribadi anda sendiri walaupun belum memiliki tim. (self worker)

    Dan lihat betapa tertatanya hidup dan bisnis anda setelah mampu menggunakan OKR secara maksimal.

    Mari kita Mulai…

    KENALAN DENGAN KONSEP OKR

    85 tahun sejak filusuf Inggris, Alec Mace, mambuat teori Goal-Setting yang menjadi salah satu metode yang paling efisien untuk membantu manusia mendapatkan lebih banyak hal dalam hidupnya.

    Berdasarkan riset, orang yang memiliki goal yang jelas (crystal clear goal) memiliki kemungkinan 10x lipat lebih sukses hidupnya dibandingkan orang yang tidak memilikinya.

    Dan dari sekian banyak teori goal-setting, OKR dengan kesederhanaannya menjadi salah satu yang paling banyak dipakai saat ini.

    Apa itu OKR?

    A management methodology that helps to ensure that the company focuses efforts on the same important issues throughout the organization.

    John Doerr – Measure What Matters

    OKR adalah akronim dari Objectives and Key Results adalah sebuah sistem (framework) untuk menentukan tujuan dan tolak ukur untuk kita untuk mencapai GOAL.

    OKR dipopulerkan oleh John Doerr dalam bukunya yang berjudul “Measure What Matters“. Sebagai Venture Capital, dia juga sudah mengimplementasikan OKR sejak 1999 saat dia berinvestasi saham Google yang pada masa itu masih di level startup.

    Semenjak itu banyak perusahaan yang mengadopsi seperti Intel, Adobe, Airbnb, Linkedin, Twitter, Zynga, Dropbox, Allbirds, Netflix, Code for America dan banyak perusahaan besar maupun startUp di seluruh dunia .

    Keunggulan utama framework ini adalah meningkatkan fokus, transparasi dan sinergi antar tim sehingga mampu mencapai tujuan goal perusahaan yang telah ditetapkan.

    Sejarah OKR

    1954

    MBO

    Peter Drucker menciptakan MBO (Management by Objectives)

    1954
    1968

    OKR

    Andy Groove mendirikan Intel dan merubah nama MBO ke OKR

    1968
    1975

    Intel

    John Doerr mempelajari & mengimplementasikan OKR saat bekerja di Intel

    1975
    1999

    Google

    Saat Larry Page dan Sergey Brin masih bekerja di garasi, John Doerr datang menawarkan investasi $12 juta untuk 12% saham Google dan syarat sistem manajemen Google menggunakan OKR

    1999

    3 KOMPONEN UTAMA OKR

    OKR terdiri dari 3 komponen utama, yaitu Objective, Key Result dan Inisiative.

    OBJECTIVE – Apa target yang ingin dicapai?

    Objective adalah definisi goal yang ingin dicapai oleh perusahaan. Perumpamaan peta, objective ini sama dengan tempat tujuan anda, mau kemana anda pergi?

    Objective ini harus menginspirasi karena menjadi sumber motivasi yang bisa menantang tim untuk melakukan yang terbaik.

    Karakteristik Objective

    • Ambituous Harus ambisius hingga membuat tim anda berada diluar zona nyaman. Google sering menyebutnya dengan istilah moonshot! atau stretch goal
    • Aligned Objective selaras dengan goal perusahaan berikut turunanya key result dan initiative. Objective dibuat dan disetujui oleh semua tim.
    • High Impact menggambarkan perubahan besar saat dicapai. Akan menjadi perayaan besar saat objective ini dapat dicapai. Buatlah target yang cukup menantang, sangat mudah untuk mencapai target jika terlalu rendah.
    • Time Bound Objective memiliki waktu yang jelas kapan dicapai.

    Contoh Objective

    Menjadi perusahaan franchise camilan terbesar di Indonesia

    KEY RESULT – Bagaimana cara mencapai objective?

    Key result adalah tentang banchmark & monitor, angka yang menunjukan seberapa dekat kita dengan objective yang telah ditentukan.

    “It’s not a Key Result unless it has a number.”

    Marissa Mayer, CEO of Yahoo

    Karakteristik Key Result

    • Spesific Result harus berupa angka yang jelas. Jika objective itu abstrak, maka key result harus terukur, baik dilevel perusahaan, divisi maupun perorangan
    • Measurable & Verifiable karena jelas ada angka yang diacapai, maka jawabannya hanya 2 : yaitu tercapai atau tidak tercapai
    • Time-Bound dapat berubah atau bertambah detailnya namun terikat waktu. Evaluasi setiap 1-3 bulan sekali atau per-kuartal

    Contoh Key Result

    • survei 100 tempat baru untuk gerai franchise
    • latih 150 orang SDM yang siap ditempatkan di lapangan
    • mendapatkan kontak WA 1000 calon partner franchise
    • tanda tangan kontrak dengan 100 partner baru

    INITIATIVE – Bagaimana cara mencapai key result?

    Initiative adalah aktivitas baik berupa Task ataupun Project yang dilakukan untuk mencapai key result.

    Karakteristik Initiative

    • spesific Inititative harus selalu spesifik. Ini adalah bagian yang harus dijelaskan dengan jelas, dan semua wajib tahu apa yang harus dikerjakan.
    • Within control anda harus memiliki full control terhadap inititative, yang artinya anda memiliki kemampuan untuk menyelesaikannya. yang berarti tidak boleh ada ketergantungan dengan orang lain. Tim juga bisa dimintai pertanggungjawaban karena tidak menyelesaikannya.

    Contoh Initiative

    Key Result :

    • latih 150 orang SDM siap ditempatkan di lapangan

    Initaitves :

    • sebar lowongan kerja dengan target minimal 300 CV masuk
    • persiapan silabus dan tempat untuk trainning 150 orang SDM
    • buat kontrak kerja untuk 150 orang
    • berdasarkan hasil wawancara dan domisili, tentukan penempatan kerja 150 orang

    7 LANGKAH MEMULAI OKR

    Sebelum menggunakan OKR , anda harus paham tentang tantangan yang ingin anda selesaikan atau goal bisnis yang anda harapkan OKR dapat membantu anda untuk mencapainya.

    Bagi banyak organisasi, OKR mampu menyelesaikan tantangan untuk mengeksekusi strategi bisnis yang mudah dimengerti oleh semua tim, transparan dan terukur.

    Dalam OKR ada yang dinamakan dengan ambasador dimana tugasnya adalah untuk memastikan setiap orang dalam tim terlatih, terlibat dan dipandu dalam penggunaan OKR.

    OKR tidak hanya menjadi sebuah framework, tetapi juga menjadi proses pembelajaran yang merubah mindset tentang bagaimana cara orang berpikir dan mengukur pekerjaan mereka, merubah dari sekedar sibuk menjadi fokus pada hasil.

    1. Brainstorming

    Gunakan sesi ini untuk berdikusi dengan tim terkait

    • apa target yang perlu kita capai tahun ini?
    • apa hal-hal terpenting yang perlu kita lakukan 90 hari ke depan?

    Mungkin anda sebagai owner sudah punya gambaran target, tapi akan lebih baik jika anda bisa memberikan penjelasan, darimana angka dibalik target berasal. Bukan hanya sekedar keinginan tanpa dasar.

    2. Set Objectives

    • Objectives dibuat dalam range 1, 3, 5, 10 atau bahkan 20 tahun ke depan. Namun jika belum bisa minimal 1 Tahun dulu.
    • Fokuskan 3-5 Objective untuk satu tahun (less is more)

    3. Set Key Results

    • tentukan 3-5 key result per objective
    • menunjukan milestone yang dapat diukur untuk mencapai objective
    • menunjukan outcome dan bukan output. Hindari kata aktifitas harian seperti menganalisis, menulis, memposting, namun fokus kepada hasil seperti tingkat kepuasan, jumlah engangement, total pengunjung dll
    • ukuran selesai wajib menyertakan bukti, baik berupa file, screenshot dll yang bisa dipercaya dan mudah ddimengerti

    4. Set Inisiatives

    • tentukan 1-5 inisiatives per key result
    • initiatives bisa berupa project yang di-breakdown ke task (daily action plan)

    5. Assign Teams & Owners

    Setiap OKR disemua level harus memiliki owner atau orang yang bertanggung jawab secara langsung.

    6. Track Progress

    Karena memiliki owner di setiap level, maka cara berkomunikasinya bisa menggunakan one on one ataupun one to many baik membahas per objective maupun per Key Result

    Di tahap ini kita juga bisa mulai menerapkan Grading

    7. Grading

    Salah satu elemen paling penting dalam OKR adalah bagaimana cara kita menilai tingkat keberhasilan sebuah key results.

    Ada 2 pendekatan yang bisa kita lakukan

    Pendekatan Yes / No

    Misal kita ambil contoh sebelumnya

    • survei 100 tempat baru untuk gerai franchise – YES
    • latih 150 orang SDM yang siap ditempatkan di lapangan – NO
    • mendapatkan kontak WA 1000 calon partner franchise – YES
    • tanda tangan kontrak dengan 100 partner baru – YES

    Pendekatan Decimal / Persen

    Jika pendekatan yes / no terlalu sederhana dan anda ingin lebih detail yang sejauh ini sudah dicapai, maka anda bisa memilih pendekatan decimal.

    Rangenya dari 0.0 ke 1.0
    angka decimal ini adalah dari pembagian persen,

    misal

    • 0% = 0.0
    • 10% = 0.1
    • 20% = 0.2
    • 30% = 0.3
    • 40% = 0.4
    • dst

    Secara umum penilaian OKR terbagi menjadi 3 skala, Green, Yellow dan Red

    • Green : I’m good to go on that one OKR di skala 60% – 80%
    • Yellow : Possible Danger OKR di skala 40% – 59%
    • Red : Im having serious Issues OKR di skala 0% – 39%

    Contoh

    • survei 100 tempat baru untuk gerai franchise realisasi survei 100 tempat tercapai, nilai 1.0
    • latih 150 orang SDM yang siap ditempatkan di lapangan realisasi 105 orang, nilai 0.7
    • mendapatkan kontak WA 1000 calon partner franchise realisasi 1049 orang, nilai 1.0
    • tanda tangan kontrak dengan 100 partner baru realisasi tanda tangan 49, nilai 0.5

    Ingat, tidak ada kata gagal dalam OKR, cari tahu kendala apa yang menjadikan Objective atau Key Result tidak tercapai, kemudian improve strateginya.

    7. Retrospective

    Setiap kita selesai membuat OKR atau setelah masa evaluasi 1-3 bulanan, perlu juga sesekali kita diskusi dan refleksi OKR yang telah dibuat

    • apakah objective kita sudah cukup ambisius?
    • apakah key result terukur?
    • apakah OKR yang kita buat sudah sesuai dengan strategi atau goal perusahaan?
    • apakah OKR mampu membantu memaksimalkan kinerja tim?
    • apa yang telah kita pelajari di kuartal ini? bagaimana cara meningkatkan hasil di kuartal berikutnya?

    OKR HYGIENE LIST

    Berikut adalah beberapa hal yang disarankan agar OKR tetap higienis – tidak menyusahkan atau malah membuat ruwet.

    Less is More

    Batasi jumlah Objective dan Key Result, pilih masing-masing 3-5 poin yang paling memiliki dampak terbesar bagi perusahaan.

    Lagipula jika terlalu banyak juga key result dibatasi dengan waktu 3 bulan.

    Public & Transparent

    OKR harus dibuka dan diketahui oleh semua pihak dan tidak ada yang ditutupi sama sekali. Tujuannya agar semua tim tahu yang dikerjakan dan kontribusi apa yang dimiliki masing-masing divisi untuk mencapai goal perusahaan.

    Set Goals from The Bottom Up

    untuk meningkatkan partisipasi dari masing-masing tim, maka tiap personel diharapkan mengusulkan OKR nya sendiri. Tentu saja masing-masing tetap diperlukan konsultasi dengan managernya atau posisi diatanya.

    Kalau pada sistem tradisional semua target 100% (bahkan hingga level aktivitas sekalipun) dari atasan, namun dalam OKR diharapkan tim juga berpartisipasi bahkan lebih dominan lebih dari 50%.

    Pembuatan OKR tidak boleh dengan paksaan (dictating), namun harus dengan kesepakatan semua pihak.

    Sweet Spot

    Ukuran berhasil tidaknya implementasi OKR tidak dinilai dari keberhasilan 100%, namun lebih di angka 60% – 70%. Ini yang disebut dengan sweet spot.

    Jika sering tercapai angka 100%, maka target anda memang terlalu rendah dan kurang ambisius

    Jadi untuk objective itu wajib ambisius, namun untuk komunikasi pencapaian OKR ke tim menggunakan konsep Sweet Spot

    Flexible

    OKR bersifat fleksibel, sehingga dapat dimodifikasi atau bahkan dihapus di tengah cycle (ingat 1 cycle = 1 kuarter atau per 3 bulan)

    Be Patient : Be Reolute

    Setiap hal di dunia ini membutuhkan trial & error, termasuk strategi di dalam OKR. Mungkin saja dibutuhkan beberapa kali Cycle untuk benar-benar memahami implementasi OKR.

    KESIMPULAN

    Walaupun diawal panduan kita menyebut OKR ini adalah metode sederhana untuk merancang tujuan dan tolak ukur untuk mencapai Goal pribadi maupun perusahaan, namun tentu saja untuk implementasinya butuh waktu dan ilmu.

    Kalau anda belum memiliki atau belum puas dengan framework yang anda gunakan sebelumnya untuk mencapai goal, maka OKR ini sangat layak untuk dicoba dan fokus dalam implementasinya.

    Saya sendiri saat ini juga sedang proses belajar dalam kehidupan sehari-hari baik sekedar pribadi ataupun bisnis. So far, membuat GOAL terlihat clear dan ahu kenapa target-target tahun sebelumnya belum tercapai.

    seperti biasa, Panduan OKR 101 V.1 ini menggunakan metode kaizen dan akan terus diupdate ke versi berikutnya yang akan lebih memudahkan anda untuk implementasi OKR di lapangan. Silahkan daftarkan email anda untuk mendapatkan update berikutnya

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *